Sikker print – hvad GDPR betyder for din virksomheds printløsninger
Den nye persondataforordning trådte i kraft i maj 2018 efter at være vedtaget i EU. Det nye regelsæt påvirker alle virksomheder inden for EU’s grænser – og det gælder altså også din, hvis du er bosiddende i Danmark eller andre EU-lande. Den nye forordning har til formål at optimere beskyttelsen af personfølsomme data, og det kommer til udtryk via mange forskellige elementer i en virksomheds hverdag. Blandt andet når der skal printes dokumenter ud, som tit kan være en overset brik i det store data-puslespil. Den data, der bliver behandlet af printere, falder ikke desto mindre under data, som skal leve op til kravene i den nye persondatalovgivning.
Hvad indebærer lovgivningen: Kort om GDPR
En stor del af tiltagene i den nye forordning skiller sig rent faktisk ikke meget ud fra den eksisterende lovgivning på området. Fokus på området er dog blevet skærpet, og straffen for virksomheder, der ikke overholder forordningen, indebærer bøder af helt nye dimensioner. Et af de områder, hvor forordningen inddrager nye krav, er blandt andet inden for dokumentation. Hvis datatilsynet banker på døren, skal virksomhederne kunne kortlægge hele datastrømmen i organisationen, helt fra de bliver indhentet, til de slettes eller arkiveres. Derudover er der indført en pligt for virksomhederne til at have ’privacy by default’, hvilket betyder, at databeskyttelse skal tænkes ind i udviklingen af nye IT-løsninger, produkter, services m.v. og være automatisk indstillet til at være privatlivsbeskyttende. Derudover er der tilføjet yderligere betingelser for samtykke, som skal være baseret på gennemsigtighed, og hvordan persondata behandles skal nu være let tilgængelig information for personen, hvis data det er. Samtidig er reglerne for sletning af persondata ændret, så det er lettere at få slettet de oplysninger, som en virksomhed måtte have om personen.
Data og printere – print GDPR
På trods af at stort set alle virksomheder har en multifunktionel printer (MFP), er den data, der bliver behandlet af printerne, et overset område i forbindelse med tiltagene, der bliver gjort for at overholde persondataforordningen. MFP’ere er komplekse datahåndterings knudepunkter – ofte tilknyttet indbyggede webservere – der overfører data til enheder på virksomhedens netværk. Da persondata ofte strømmer mellem computer, mobile enheder og printer, er virksomheders printerenheder en del af den datastrøm, som skal kunne kortlægges. Når der printes personfølsomme data, skal virksomheden derfor kunne dokumentere, hvem der har printet, hvorfra og fra hvilken printer og samtidig påvise en sikker datahåndtering.
Hvad kan du gøre?
Der er heldigvis et relativt simpelt svar på, hvad du kan gøre for at minimere risici forbundet med ukontrolleret adgang til virksomhedsudstyr samt følsomme og fortrolige oplysninger fra din printløsning. For at holde styr på ’hvem, hvad, hvor, hvornår’ i virksomhedens printløsning er Follow Me Print en effektiv løsning.
Med en løsning som Follow Me kan man let spore brugeraktiviteter fra centralt hold, hvorfra adgangsrettigheder også kan tildeles til forskellige medarbejderroller. Med Follow Me Print kan din virksomhed optimere til GDPR-forordningen med trygheden fra en printløsning, der lever op til persondataforordningens nye krav med en kombination af printsikkerhed, enhedsadgangskontrol og dokumentsikkerhed. Har du ikke gjort det endnu, anbefaler vi kraftigt, at din virksomhed får implementeret Follow Me Printing – også kendt som sikker print eller secure print – for at undgå store bøder. Fordi som nævnt er reglerne ikke så meget anderledes end tidligere. Det er bødestørrelsen til gengæld