​Print og Persondataforordningen

Sikker print – hvad GDPR betyder for din virksomheds printløsninger

Den nye persondataforordning trådte i kraft i maj 2018 efter at være vedtaget i EU. Det nye regelsæt påvirker alle virksomheder inden for EU’s grænser – og det gælder altså også din, hvis du er bosiddende i Danmark eller andre EU-lande. Den nye forordning har til formål at optimere beskyttelsen af personfølsomme data, og det kommer til udtryk via mange forskellige elementer i en virksomheds hverdag. Blandt andet når der skal printes dokumenter ud, som tit kan være en overset brik i det store data-puslespil. Den data, der bliver behandlet af printere, falder ikke desto mindre under data, som skal leve op til kravene i den nye persondatalovgivning.

Hvad indebærer lovgivningen: Kort om GDPR

En stor del af tiltagene i den nye forordning skiller sig rent faktisk ikke meget ud fra den eksisterende lovgivning på området. Fokus på området er dog blevet skærpet, og straffen for virksomheder, der ikke overholder forordningen, indebærer bøder af helt nye dimensioner. Et af de områder, hvor forordningen inddrager nye krav, er blandt andet inden for dokumentation. Hvis datatilsynet banker på døren, skal virksomhederne kunne kortlægge hele datastrømmen i organisationen, helt fra de bliver indhentet, til de slettes eller arkiveres. Derudover er der indført en pligt for virksomhederne til at have ’privacy by default’, hvilket betyder, at databeskyttelse skal tænkes ind i udviklingen af nye IT-løsninger, produkter, services m.v. og være automatisk indstillet til at være privatlivsbeskyttende. Derudover er der tilføjet yderligere betingelser for samtykke, som skal være baseret på gennemsigtighed, og hvordan persondata behandles skal nu være let tilgængelig information for personen, hvis data det er. Samtidig er reglerne for sletning af persondata ændret, så det er lettere at få slettet de oplysninger, som en virksomhed måtte have om personen.

Data og printere – print GDPR

På trods af at stort set alle virksomheder har en multifunktionel printer (MFP), er den data, der bliver behandlet af printerne, et overset område i forbindelse med tiltagene, der bliver gjort for at overholde persondataforordningen. MFP’ere er komplekse datahåndterings knudepunkter – ofte tilknyttet indbyggede webservere – der overfører data til enheder på virksomhedens netværk. Da persondata ofte strømmer mellem computer, mobile enheder og printer, er virksomheders printerenheder en del af den datastrøm, som skal kunne kortlægges. Når der printes personfølsomme data, skal virksomheden derfor kunne dokumentere, hvem der har printet, hvorfra og fra hvilken printer og samtidig påvise en sikker datahåndtering.

Hvad kan du gøre?

Der er heldigvis et relativt simpelt svar på, hvad du kan gøre for at minimere risici forbundet med ukontrolleret adgang til virksomhedsudstyr samt følsomme og fortrolige oplysninger fra din printløsning. For at holde styr på ’hvem, hvad, hvor, hvornår’ i virksomhedens printløsning er Follow Me Print en effektiv løsning.

Med en løsning som Follow Me kan man let spore brugeraktiviteter fra centralt hold, hvorfra adgangsrettigheder også kan tildeles til forskellige medarbejderroller. Med Follow Me Print kan din virksomhed optimere til GDPR-forordningen med trygheden fra en printløsning, der lever op til persondataforordningens nye krav med en kombination af printsikkerhed, enhedsadgangskontrol og dokumentsikkerhed. Har du ikke gjort det endnu, anbefaler vi kraftigt, at din virksomhed får implementeret Follow Me Printing – også kendt som sikker print eller secure print – for at undgå store bøder. Fordi som nævnt er reglerne ikke så meget anderledes end tidligere. Det er bødestørrelsen til gengæld

Sikker print – en nærmere gennemgang af fordele og processer

Vi vil nu komme lidt nærmere ind på, hvordan sikker print implementeres i din virksomhed, hvis du ikke allerede har fået det gjort. Betegnelsen sikker print beskriver ganske enkelt, at det, der bliver printet, kun bliver printet til de rette brugere, altså at følsomme data kun printes ud til de retsmæssige behandlere. Sikker print kan også gå under betegnelser som secure print og GDPR printing, men de beskriver alle den helt samme proces. Vi bliver også ofte spurgt efter såkaldte GDPR printers, hvor vi igen henviser til denne Follow Me-løsning.

Sikker print er en meget simpel proces, som ikke påvirker din virksomheds nuværende arbejdsformer. Eneste forskel er nu, at printeren har behov for ID-godkendelse, når dokumenterne skal afhentes.

  1. Brugeren afgiver en printordre fra sin enhed som sædvanlig.
  2. ​Før brugeren kan få printet ud, skal han eller hun godkendes af printeren via ID eller login.

​Follow Me er velkendt på både offentlige og private institutioner som biblioteker, universiteter og skoler, hvor der dagligt færdes mange mennesker med forskelle printformål.

ID og login kan både tildeles enkeltpersoner samt grupperinger eller forskellige lag af ledelse – med andre ord kan du personliggøre adgangen.

Grundlæggende har denne metode nogle store fordele for virksomheder, som den velkendte printmetode ikke har:

  • Databeskyttelse: Du undgår store bøder og holder følsomme informationer blandt de personer, som det er relevant for.
  • Papirbesparelser: Du sikrer dig, at virksomheden ikke spilder en masse papir, som ligger og roder i printerbakken sidst på dagen, fordi folk nu kun printer det ud, som de skal bruge.
  • Økonomi: Du sparer naturligvis penge på papir, når folk kun printer det, som de reelt set skal bruge.

Vil du vide mere om sikker print, GDPR printers, secure print, Follow Me, og hvad det ellers hedder? Kontakt os på telefon​ ​70 60 60 25 eller udfyld formularen her og hør mere om, hvordan vi kan optimere din virksomheds databeskyttelse.​

Læs mere

12 spørgsmål som dataansvarlige allerede nu med fordel kan forholde sig til

EU Persondataforordningen

Aalborg

Kjellerupsgade 20D, 9000 Aalborg

Telefon: 70 60 60 25

Viborg

Toldboden 3, 8800 Viborg

Telefon: 70 60 60 25

CVR-nr.:​ 34047170